Conservation des livres et pièces justificatives en cas de tenue de comptabilité informatisée

Il ne se conçoit plus de nos jours de tenir sa comptabilité de manière manuelle. Les journaux imposés par la loi du 17.07.1975, abrogée et transférée dans le Code de droit économique, qu'ils soient auxiliaires ou centralisateur, sont désormais produits par les logiciels de comptabilité. En outre, l'obligation de faire viser, coter et parapher ces journaux par le registre de commerce a disparu depuis que le registre du commerce a été remplacé par les guichets d'entreprise et la Banque-Carrefour.

La question de la conservation des livres comptables est donc complètement bouleversée ? Faut-il tout imprimer et conserver sous format papier, ou la conservation sous format numérique est-elle suffisante ?

L'art.9 de l'AR du 12.09.1983 se limite à préciser que « le support utilisé pour la conservation des livres et journaux doit assurer l'inaltérabilité et l'accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite » (7 ans).

En vertu du rapport au Roi de l'AR du 25.10.2005, qui a modifié en ce sens l'AR du 12.09.1983, si la comptabilité est tenue électroniquement, on doit conserver non seulement les fichiers contenant les livres, mais aussi les programmes et les systèmes qui permettent de les lire durant cette période de 7 ans.

Dans son avis 2016/22, la Commission des Normes Comptables écrit qu'il faut s'assurer que la solution informatisée permette d'effectuer un archivage spécifique qui garantisse la pérennité d'accès aux données comptables produites, leur lisibilité, leur caractère original, voir leur restauration par des versions ultérieures de solution informatisée utilisée en vue de pouvoir produire des états comptables demandés à l'occasion d'un contrôle.

En cas de changement de logiciel comptable ou de mise à niveau de celui-ci, il faut pouvoir importer les données antérieures, lesquelles n'existeront plus dans leur format initial, à défaut de quoi elles seraient illisibles.

La CNC se limite à conclure que le maintien des fichiers informatiques dans une version rigoureusement identique pendant la durée légale de conservation de sept années n'est pas exigée à partir du moment où l'inaltérabilité, l'irréversibilité et la lisibilité des livres comptables et des données qu'ils contiennent, est garantie.

Le lieu de conservation pose aussi un problème : les livres et documents comptables et pièces justificatives ne sont plus forcément conservés au siège social ou au siège d'exploitation. Quand on effectue un back-up de ses documents dans le Cloud, on ne sait pas où il est physiquement conservé. Cela ne semble toutefois pas poser trop de problème dans la mesure où ce back-up est récupérable ou consultable au siège social ou au siège d'exploitation.

Mais à la lecture de l'avis de la CNC, nous restons sur notre faim, car aucune solution n'est proposée pour assurer l'inaltérabilité des livres et documents comptables. A notre estime, tant que l'on ne passera pas par l'obligation de déposer une copie de ces documents auprès d'un tiers, comme par exemple la BNB avec la Centrale des Bilans, et que l'obligation de conservation restera dans les mains de celui qui manipule le programme, l'inaltérabilité ne sera pas garantie, à moins que l'Etat n'impose des règles aux concepteurs de logiciels comptables qui conservent les traces de toutes les manipulations introduites dans le système, comme c'est désormais le cas avec le système de la caisse enregistreuse dans l'Horeca.

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